نقشه ذهنی و کارمندی

اگر هر روز صبح پنج دقیقه از وقت خود را صرف کشیدن نقشه‌ی ذهنی همان روز کنید، شروع خوبی خواهد بود و در طول روز، جلوی هدر رفتن وقت شما را برای تصمیم‌گیری در مورد کار بعدی می‌گیرد. با در دست داشتن نقشه‌ی ذهنی « کارهای امروز» وظایف خود را پیش رویتان می‌بینید و مرور می‌کنید – چه کارهایی با توجه به سررسید موعدشان باید در اولویت قرار گیرند، چه کارهایی را با دیدی واقع‌بینانه می‌توانید انجام دهید و در زمانی که دارید، چه کارهای قابل انجام نیستند.


به علاوه با دیدن نمای کلی تمام کارها متوجه خواهید شد چه کارهایی بی‌نتیجه است و صرف وقت در مورد آنها سودی نخواهد داشت و از سوی دیگر، چه موضوعاتی کلیدی و نیازمند صرف وقت هستند و کدام کارها را باید به منظور رسیدن به نتایج مورد نظر انجام داد. زمانی که این نکات مشخص شوند، می‌توانید به دقت معلوم کنید که برای انجام این کارها باید چه گام‌هایی بردارید و با چه کسانی صحبت کنید.
در پایان روز دوباره به سراغ نقشه می‌روید و با رضایت به دستاوردهای واقعی خود نگاه می‌کنید و شاخه‌های مربوط به آن را علامت‌گذاری می‌کنید. با شناخت نقشه‌ی ذهنی به عنوان وسیله‌ای مهم برای افزایش کیفیت کاری، شما ترغیب می‌شوید تا فردا نیز دوباره تمام این مراحل را انجام دهید.
همان‌گونه که در فصل‌های پیشین گفته شد، شما می‌توانید به روشی که برایتان مناسب‌تر است، نقشه‌ی خود را نقاشی کنید یا به کمک iMindMap روی رایانه پیاده کنید.

۱- تصویر مرکزی باید به روز کاری شما مربوط شود.
۲- اوقات مختلف روز را به‌صورت شاخه‌های اصلی به تصویر مرکزی وصل کنید؛ و یا هر شاخه را به واژه‌ی کلیدی مربوط به یکی از کارهای مهم آن روز اختصاص دهید.
۳- شاخه‌های فرعی را از شاخه‌های اصلی منشعب کنید و روی هر یک از آنها نام، رویداد و سایر نمادهای را بنویسید که به روش یا مراحل انجام آن کار دلالت دارد.
۴- به هر مرحله نگاه کنید تا موارد مرتبط با آن را پیدا کنید.
واژه‌های کلیدی روی شاخه‌هایی که در ارتباط با تصویر مرکزی رسم کنید، ممکن است به اوقات مختلف روز، نام افرادی که لازم است با آنها تماس بگیرید، یا کارهای خاصی که باید امروز را در مورد دیگری انجام شود، و یا هر طبقه بندی دیگری که برای شما با معنی است، اختصاص یابد. زیبایی کار در این است که با شکل‌گیری نقشه‌ی ذهنی به طور عینی تمام کارهای خود را، چه پر اهمیت و چه معمولی، به طور عینی می‌بینید و افکار مرتبط دیگری در ذهنتان ایجاد می‌گردد.
زمانی که کار مربوط به هر شاخه (و زیرشاخه) را به پایان بردید، به جای کشیدن خط یا ضربدر روی آن، یک علامت تیک رنگی در کنار شاخه بگذارید. اگر از ضربدر استفاده کنید، گویی آن کار را نادیده گرفته یا نفی و پیام اشتباهی صادر می‌گردد. گذاشتن یک تیک بر سر شاخه به‌معنای تأیید انجام شدن کار و به شدت انگیزه‌دهنده است. این علامت تقویت‌کننده‌ای مثبت و تأکیدی بر پیشرفت شما در طول یک روز از کار‌تان خواهد بود.

تنظیم یک روز با کشیدن نقشه‌ی ذهنی برنامه‌ها و وظایف
زمانی که از روش یادداشت‌برداری خطی استفاده می‌کنید، به دست آوردن دیدی کلی از کارهای انجام شده کاری به مراتب مشکل است. مغز شما دستگاه تداعی‌کنند‌ه‌ی شگفت‌انگیزی است: گاهی ایده‌ها بدون هیچ منطق آشکاری در مغزتان شکوفا می‌شوند. در عمل غیرممکن است بتوان به طور هم‌زمان فهرستی از این افکار تهیه نمود و آن‌ها را به هم ارتباط داد. دست آخر با انبوهی از یادداشت‌های خط‌خطی روبه‌رو خواهید بود و یا حتی فراموش می‌کنید بعضی از نکات را یادداشت کنید، چرا که تناسبی نداشته‌اند.
از سوی دیگر نقشه‌ی ذهنی « سرعت پیشروی» و « حفظ انضباط» هم‌زمان را در اختیار شما می‌گذارد و همچنین به روند تفکر تداعی‌کننده دامن می‌زند و این همان چیزی است که هنگام سازماندهی زمان و کارهای خود به آن نیاز دارید. با انجام کارهای بیشتر، بهتر می‌توانید برای وقت خود برنامه‌ریزی کنید و مؤثرتر عمل نمایید.


آفرینش « الگوی‌های» نقشه‌ی ذهنی برای برنامه‌ریزی کارهایتان

اگر با صرف چند دقیقه وقت در هر صبح، می‌توان دقایق زیادی از وقت همان روز را صرفه‌جویی کرد، پس وقت گذاشتن جهت درست کردن الگویی برای کارهای روزانه نیز عاقلانه خواهد بود.
اگر برای کارهای مشابه به طور مرتب نقشه‌ی ذهنی می‌کشید، می‌توانید مجموعه‌ای از تصویر مرکزی و شاخه‌های اصلی را روی کاغذی رسم کنید و از سوی آن فتوکپی تهیه کنید یا با کمک نرم‌افزار iMindMap هر روز صبح از نقشه‌ی کامل شده یک نسخه چاپ کنید.

سهیم شدن در کار
نقشه‌های ذهنی سازمانی نه‌تنها برای هر فرد وسیله‌ای سودمند در جهت برنامه‌ریزی انجام کارها هستند، بلکه با همان کیفیت می‌توان از آنها در نقشه پردازی گروهی استفاده کرد.
هم مدیران و هم گروه کارکنان از این نوع برنامه‌ریزی کاری سود خواهند برد، ضمن آن که روابط کاری نیز بهبود خواهد یافت، به طوری که هر کسی می‌داند چه کاری، در چه زمانی، چگونه و توسط چه کسی انجام می‌شود. هنگامی که همه به راحتی به این اطلاعات در شکل یک نقشه‌ی ذهنی روشن و منطقی دسترسی دارند، هر یک از افراد گروه و مدیر می‌توانند با خیالی راحت از بابت انجام شدن سایر کارها، به کار خود ادامه دهند. در چنین شرایط ایده آلی، هر کاری با بیشترین کیفیت به انجام می‌رسد.
از منظر گروه، افراد با دیدن نقشه‌های ذهنی مربوط به کارهای پیش رو در یک نگاه، تصویری کلی از تمام حجم کار خواهند داشت و در عین حال می‌تواند در کارهای هفتگی خود تمرکز کنند و اهداف را به سادگی مشاهده نمایند. سپس هر کسی برای وقت خود، به گونه‌ای برنامه‌ریزی خواهد کرد که بتواند تمام وظایفش را به انجام برساند.
همچنین کارکنان با دیدن طرح کلی کار که نقشه‌ی ذهنی گروهی به آنها نشان می‌دهد، متوجه مسئولیت‌ها و اولویت‌های سایر همکارانشان می‌شوند و و در ضمن خواهند دانست در چه موارد و چه زمان‌هایی کار آنان با کار همکارانشان ارتباط پیدا می‌کند. اعضای گروه باید پس از انجام هر قسمت از کار، تیک مسئولیت زدن جلوی آن را در نقشه – که موجب حس رضایت آنان می‌گردد – بر عهده بگیرند، تا دیگران نیز بدانند آن بخش از کار به پایان رسیده است و به این ترتیب آنها هم برای دستیابی به اهداف خود تشویق گردند.
مدیر نیز از این برنامه‌ریزی مشارکتی سود خواهد برد؛ وی می‌تواند با استفاده از نقشه‌ی ذهنی گروه، نقشه « کارهای پیش رو»ی خود را برای هفته و میزان کار مورد نظرش تهیه کند. به این ترتیب وی به سرعت و در کمال سادگی، بدون نیاز به جدول‌های پیچیده و برنامه‌ای خاص، رسیدگی به پرونده‌های فراوان یا وصل شدن به سیستم‌های رایانه‌ای مختلف، برای وقت خود برنامه‌ریزی می‌کند. همچنین مدیر می‌تواند وظایف و زمان‌بندی کارگروه را به سرعت بررسی و مدیریت کند (در عرض ۳۰ ثانیه می‌توان مطالبی را مرور کرد که اگر به صورت یادداشت نوشته می‌شد، خواندن آن ۳۰ دقیقه وقت می‌گرفت). او می‌تواند برای اطمینان از تقسیم کار به شکل مؤثر و منصفانه، هر کار را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کند و به مناسب‌ترین کسی ارجاع دهد که از عهده آن برمی‌آید.
اگر از نقشه‌ی ذهنی‌ رایانه‌ای استفاده کنید، نقشه شخصی مدیر این امکان را دارد که با به کارگیری پیکان‌های ارتباط‌دهنده، هر کار را به شبکه‌ها، پرونده‌ها، اسناد حسابداری و نمودارها یا سایر کارها پیوند دهد و یا کار اعضای مختلف گروه را به یکدیگر مرتبط نماید. به این شکل، مدیر با یک نگاه، هفته‌ی پیش‌رو را مرور می‌کند و نیز می‌تواند از یک نسخه‌ی چاپ‌شده‌ی نقشه‌ی خود برای ارجاع آسان در طی هفته استفاده کند یا در جلسه‌ی آغاز هفته، آن را روی پرده برای همکاران به نمایش درآورد. در پایان هر هفته، لازم است نقشه‌ی ذهنی مدیر و گروه مورد بررسی قرار گیرد تا مشخص شود کدام اهداف تحقق یافته و کدام اهداف به چه دلیل تحقق نیافته‌اند. سپس همه‌ی افراد پیشنهادهای خود را در مورد تنظیم مهلت و میزان حجم کار در آینده مطرح نمایند.

منبع نوشته:www.mindmapsforbusiness.com

درباره نویسنده

هدف ذهن من تدوین، تولید و به اشتراک گذاری مطالب تخصصی در حوزه نقشه ذهنی است ... دنیای درون من، ذهن من

مطالب مرتبط

1 نظر

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *